Privacy Policy

(for English see below)

PRIVACYVERKLARING – BEDDERMOLEN DOMEIN 

(Molenhuis en Sterrenhuisje)

Laatst bijgewerkt: Oktober 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

Beddermolen accommodatie Molenhuis wordt verhuurd door vzw In De Ban Van Buiten, Peredreef 5, ondernemingsnummer BE 0802 069 145 ("wij"). Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Het reserverings- en gastenbeheer gebeurt in onze opdracht door Montelimax BV (Slow Heritage), ondernemingsnummer BE 0662 960 158. Montelimax BV treedt op als verwerker en gebruikt jouw gegevens enkel volgens onze instructies.

Vragen of verzoeken over je gegevens: indebanvanbuiten@gmail.com.

2. Welke gegevens verwerken wij?

- Identiteits- en contactgegevens: naam, adres, e-mail, telefoonnummer, taal.

- Reservatiegegevens: verblijfsdata, aantal gasten, opties, bijzondere wensen en onze onderlinge communicatie.

- Betaalgegevens: bedrag, betaalstatus en betaalmethode. Kaartgegevens worden rechtstreeks verwerkt door onze betaaldienstverlener; wij bewaren geen volledige kaartnummers.

- Gegevens voor de wettelijke registratie van reizigers: o.a. naam, geboortedatum, nationaliteit, gegevens van je identiteitsdocument, aankomst- en vertrekdatum.

- Technische gegevens bij websitebezoek: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina's (zie punt 7).

Deel geen gezondheidsgegevens tenzij dit nodig is voor je verblijf (bv. toegankelijkheid). Wij gebruiken ze dan enkel voor dat doel.

3. Waarvoor en op welke grond?

- Je reservatie verwerken, je verblijf voorbereiden en met je communiceren vóór, tijdens en na je verblijf - uitvoering van de overeenkomst.

- Betaling, facturatie en boekhouding - uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.

- Registratie van reizigers, toeristenbelasting en wettelijke statistieken - wettelijke verplichting.

- Veiligheid, fraudepreventie, afhandeling van schade en geschillen - gerechtvaardigd belang.

- Na je verblijf vragen naar je ervaring of een beoordeling – gerechtvaardigd belang; je kan hiertegen altijd bezwaar maken.

- Nieuwsbrief en aanbiedingen - je toestemming. Aan vroegere gasten kunnen wij informatie sturen over gelijkaardige verblijven; elke e-mail bevat een afmeldlink.

- Websitestatistieken en -verbetering - je toestemming via de cookiebanner.

4. Met wie delen wij je gegevens?

- Montelimax BV, die het beheer in onze opdracht uitvoert.

- Dienstverleners die ons ondersteunen: reserveringssoftware (PMS Slow Heritage), e-mail- en berichtendiensten, betaaldienstverlener.

- Lokale partners voor schoonmaak en onderhoud, enkel wat zij nodig hebben (bv. aankomst- en vertrekdatum, aantal gasten).

- Het boekingsplatform waarlangs je reserveerde (bv. Booking.com, Airbnb). Voor hun eigen verwerking geldt hun privacyverklaring.

- Overheden, wanneer de wet dat oplegt.

- Advocaten of verzekeraars bij een geschil of schadegeval.

Wij verkopen je gegevens nooit.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners verwerken gegevens buiten de EER. Dat gebeurt enkel met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen.

6. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

- Reservatie- en communicatiegegevens: tot 5 jaar na je verblijf.

- Facturen en boekhoudkundige stukken: de wettelijke bewaartermijn.

- Registratie van reizigers: de wettelijk voorgeschreven termijn.

- Marketinggegevens: tot je je afmeldt. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze.

7. Cookies

Strikt noodzakelijke cookies (bv. om je reservatie te verwerken) plaatsen wij zonder toestemming. Analytische en marketingcookies enkel na je toestemming, die je op elk moment kan intrekken via de cookie-instellingen.

8. Je rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van je gegevens. Je kan bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing. Gegeven toestemming kan je op elk moment intrekken.

Stuur je verzoek naar indebanvanbuiten@gmail.com. Wij antwoorden kosteloos binnen één maand; bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden verlengd worden. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.

Ben je niet tevreden, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Minderjarigen

Reserveren kan enkel door personen van 18 jaar of ouder. Gegevens van meereizende minderjarigen verwerken wij enkel wanneer dat nodig of wettelijk verplicht is.

10. Beveiliging

Wij en onze verwerkers nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Toegang tot je gegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

********************************************

PRIVACY POLICY – BEDDERMOLEN (Molenhuis & Sterrenhuisje) 

Last updated: October 2026

1. Who is responsible?

Beddermolen - Molenhuis is let by vzw In De Ban Van Buiten, Peredreef 5, company number BE 0802 069 145 ("we"). We are the controller of your personal data.

Booking and guest management is carried out on our behalf by Montelimax BV (Slow Heritage), company number BE 0662 960 158. Montelimax BV acts as our processor and uses your data only on our instructions.

Questions or requests about your data: indebanvanbuiten@gmail.com.

2. What data do we process?

- Identity and contact details: name, address, email, phone number, language.

- Booking details: dates of stay, number of guests, options, special requests and our communication with you.

- Payment details: amount, payment status and payment method. Card details are processed directly by our payment provider; we do not store full card numbers.

- Data for the legally required registration of travellers: including name, date of birth, nationality, identity document details, arrival and departure dates.

- Technical data when you visit our website: IP address, browser and device information, pages visited (see section 7).

Please do not share health information unless it is needed for your stay (e.g. accessibility). We will then use it for that purpose only.

3. Why and on what legal basis?

- Processing your booking, preparing your stay and communicating with you before, during and after your stay - performance of the contract.

- Payment, invoicing and accounting - performance of the contract and legal obligation.

- Registration of travellers, tourist tax and statutory statistics - legal obligation.

- Security, fraud prevention, handling of damage and disputes - legitimate interest.

- Asking about your experience or for a review after your stay - legitimate interest; you may object to this at any time.

- Newsletter and offers - your consent. We may send previous guests information about similar stays; every email contains an unsubscribe link.

- Website statistics and improvement - your consent via the cookie banner.

4. Who do we share your data with?

- Montelimax BV, which carries out the management on our behalf.

- Service providers supporting us: booking software (Slow Heritage PMS), email and messaging services, payment provider.

- Local cleaning and maintenance partners, limited to what they need (e.g. arrival and departure dates, number of guests).

- The booking platform you used to book (e.g. Booking.com, Airbnb). Their own privacy policy applies to their processing.

- Public authorities, where required by law.

- Lawyers or insurers in the event of a dispute or damage claim.

We never sell your data.

5. Transfers outside the European Economic Area

Some service providers process data outside the EEA. This only happens with appropriate safeguards, such as an adequacy decision of the European Commission (including the EU-US Data Privacy Framework) or standard contractual clauses.

6. How long do we keep your data?

- Booking and communication data: up to 5 years after your stay.

- Invoices and accounting records: the statutory retention period.

- Traveller registration: the period prescribed by law.

- Marketing data: until you unsubscribe.

After that, we delete or anonymise the data.

7. Cookies

We place strictly necessary cookies (e.g. to process your booking) without consent. Analytics and marketing cookies are only used with your consent, which you can withdraw at any time via the cookie settings.

8. Your rights

You have the right to access, rectify and erase your data, to restrict its processing and to data portability. You may object to processing based on legitimate interest, and always to direct marketing. You can withdraw any consent given at any time.

Send your request to indebanvanbuiten@gmail.com. We respond free of charge within one month; for complex requests this period may be extended by two months. We may ask you to verify your identity.

If you are not satisfied, you can lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority (Gegevensbeschermingsautoriteit), Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, Belgium, contact@apd-gba.be, www.dataprotectionauthority.be.

9. Minors

Bookings can only be made by persons aged 18 or over. We only process data of accompanying minors where necessary or required by law.

10. Security

We and our processors take appropriate technical and organisational measures. Access to your data is limited to those who need it.

11. Changes

We may update this policy. The most recent version is always available on this page.